1×1 für Freelancer und Auftraggeber

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Was ist ein Freelancer?

Table of Contents

Der Begriff Freelancer wird in Deutschland oft missverständlich gebraucht. Dadurch entsteht der Eindruck, jeder Freiberufler hieße nun auf neudeutsch Freelancer. Entscheidend ist jedoch nicht der Zustand der Selbständigkeit, sondern die Zugehörigkeit zu einer Berufsgruppe. Die sogenannten “Freien Berufe” gelten nicht als kaufmännische Berufe und unterliegen deswegen nicht der Gewerbesteuerpflicht. Sie werden auch als Katalogberufe bezeichnet. Freiberufler sind:

  • Anwälte und Notare
  • Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten
  • Steuerberater, Accountants
  • Künstler, Journalisten und Dolmetscher
  • Erzieher, Musiklehrer, Privatlehrer

Diese Berufsgruppen definieren sich über ihre Tätigkeit und nicht über die Art ihres Arbeitsverhältnisses.

Der Status Freelancer hingegen ergibt sich aus der Art der Beschäftigung. Freelancer werden oft auch als Freie Mitarbeiter bezeichnet. Projekt bezogene Aufträge und gezielter Einsatz in Zusammenarbeit mit fest angestellten Fachkräften bestimmen den Alltag eines Freelancers. Ihre Selbständigkeit entsteht nicht aufgrund des Berufes, sondern beruht häufig auf einem hohen Grad an Spezialisierung, der von Unternehmen nicht immer dauerhaft benötigt wird.

Der Branchenverband Bitkom schätzt, dass es in Deutschland ca. 5 Millionen Freelancer gibt.

Arbeitsalltag und Leben als Freelancer

Als Spezialist für bestimmte Problemlösungen oder Fachkraft mit überdurchschnittlichen Fähigkeiten lohnt es sich, über Freelancing nachzudenken. Am häufigsten trifft man Freelancer in ihrem Homeoffice an. Daneben existieren jedoch noch andere Varianten der Arbeitsplatz- bzw. Arbeitszeitgestaltung, deren Planung Freelancer gezielt im Hinblick auf eine individuellere Lebensführung einsetzen.

Home Office

Die Heimarbeit ist sicherlich die bekannteste Methode, einem eigenständigen und an den persönlichen Bedürfnissen ausgerichteten Arbeitsalltag nachzugehen. Man kann die Einrichtung des Büros selbst bestimmen, zumeist auch die zeitliche Einteilung der Arbeitsabläufe. Daher sind sowohl Selbst- als auch Zeitmanagement bei dieser Arbeitsweise wichtige Voraussetzungen für erfolgreiche Projekte. In den Bereichen Webdesign, Marketing und Content-Erstellung wird überwiegend im Homeoffice gearbeitet.

Coworking Spaces

Häufig wird projektbezogene Teamarbeit auch in sogenannte Coworking Spaces verlagert. Firmen wie WeWork vermieten befristet Büroflächen, um Freelancer und Auftraggeber an einem Ort zusammenzubringen, so lange diese ortsgebundene Kooperation nötig ist. Beliebt sind Coworking Spaces vor allem wegen ihrer guten Infrastruktur bei Büroausstattung und Internetanschluss. Aufgrund ihrer offenen Atmosphäre und guter Verkehrsanbindungen werden diese Kurzzeit-Büros sehr projektbezogen genutzt. So verwenden dieselben Freelancer häufig unterschiedliche Coworking Spaces je nach Teilnehmern, Art und Ausrichtung des Projekts.

Coworking Spaces in Deutschland 2019
Verteilung Coworking Spaces in Deutschland im Jahr 2019. (© freelance.gongfu-affiliate.de, CC-BY 3.0 DE)

Interessante Hybridmodelle bieten Digitalen Nomaden die Möglichkeit ihren Coworking Space zugleich auch als Hostel bzw. Hotel zu nutzen. Beliebte Locations sind u.a. das Hotel Schani in Wien oder das KoHub auf Koh Lanta.

Coworking Space KoHub Aussenbereich auf Koh Lanta in Thailand.
Coworking Space KoHub Aussenbereich auf Koh Lanta in Thailand.

In Unternehmen

Vielfach arbeiten Freelancer in den Unternehmen mit angestellten Experten zusammen, die sie vorübergehend bei der Einführung neuer Technologie unterstützen. IT-Spezialisten werden gern für einige Zeit an Arbeitsplätzen in Unternehmen integriert. Softwareentwickler erhalten in diesen Fällen Zeitverträge, für deren Dauer sie mit festangestellten Kollegen Seite an Seite bestimmte Problemlösungen vorantreiben.

Häufig fehlen Unternehmen im IT-Bereich Spezialisten, die jedoch nicht dauerhaft benötigt werden. Für den Freelancer hat diese Arbeitsweise den Vorteil, mehrere Wochen finanziell und zeitlich im Voraus planen zu können. Außerdem erhält der Freelancer so die Möglichkeit, seinen Lebenslauf mit verschiedenen namhaften Auftraggebern und Projekten anzureichern, woraus sich bei Folgeprojekten ein höhere Bezahlung generieren lässt. Für Auftraggeber bedeutet die Beschäftigung von Freelancer mehr Flexibilität.

Digitale Nomaden

Das Hauptmerkmal eines Digitalen Nomaden besteht darin, ausschließlich nach Eigenbedarf und ohne festen Arbeitsort tätig zu sein, oft auch ohne festen Wohnsitz. Manche Digitale Nomaden verzichten auf alle Sicherheiten und machen sich zu Nutzen, dass eine Abmeldung der Staatsangehörigkeit und der vorübergehende Aufenthalt (je nach Visum bis zu 3 Monate) an einem x-beliebigen Ort die Steuerpflicht aufhebt.

Spontaner Arbeitsplatz in einem Café am Meer auf der thailändischen Insel Koh Yao Noi.
Spontaner Arbeitsplatz in einem Café am Meer auf der thailändischen Insel Koh Yao Noi.

Der Begriff Digitaler Nomade wurde erstmals 1964 durch den kanadischen Philosophen Marshall McLuhan geprägt. Dieser vertrat bereits vor 56 Jahren die Theorie, dass sich der Mensch im “elektronischen Zeitalter” zu einem nomadischen “Informationssammler” entwickeln und die Welt in ein “Global Village” verwandeln würde.

Für die Arbeit reicht meistens das eigene Notebook und ein Internetanschluss. Darum eignen sich für den Status als Digitaler Nomade besonders diejenigen Berufe, bei denen man nicht auf ortsgebundene Geräte, Maschinen oder physische Zusammenarbeit mit Kollegen angewiesen ist.

Mit der Zeit haben sich sogenannte Hotspots für Digitale Nomaden entwickelt. Die thailändische Stadt Chiang Mai und die balinesische Stadt Ubud sind sicher unter den bekanntesten Treffpunkten für Digitale Nomaden.

Zu den beliebtesten Ländern innerhalb der EU zählen:

  • Estland
  • Lettland
  • Schweden
  • Österreich
  • Portugal

Die jeweiligen Hauptstädte dieser EU-Mitgliedstaaten erfreuen sich großer Beliebtheit. Portale wie Nomad List haben sich darauf spezialisiert, Städte-Rankings für Digitale Nomaden zu erstellen. Diese geben Auskunft über Qualität der Internetverbindungen, Lebenshaltungskosten und Lebensqualität an ausgewählten Orten weltweit.

Auch Unternehmen setzen mittlerweile auf sogenannte Remote Jobs (Fern-oder Telearbeit). Freelancer führen in diesen Arbeitsverhältnissen Tätigkeiten von eigenen Computern – aber nicht notwendigerweise aus dem Homeoffice – speziell für Firmen oder andere Auftraggeber aus.

Van Life

Freelancer arbeitet im Van mit dem Laptop.
Freelancer arbeitet im Van mit dem Laptop.

Van Life schließt all diejenigen mit ein, die wochenlang oder permanent in ihren Wohnmobilen leben und arbeiten. Das kann ein weltweites Van Life bedeuten, d.h. man ist entweder europaweit oder global mit dem Wohnwagen unterwegs. Es kann sich aber auch auf Deutschland beschränken. Wie Foster Huntington zu sagen pflegte:

Home is where you park it.

Foster Huntington

Der bekannte Modedesigner gab seinen gut situierten Lebensstil in New York City auf, um fortan in einem Van zu leben. Mithilfe von Crowdfunding und Instagram Marketing gelang ihm der Durchbruch als Fotokünstler. Außerdem nutzen viele Familien diesen Lifestyle, um ihren schulpflichtigen Kindern Homeschooling zu ermöglichen, ohne von Behörden verfolgt zu werden. Auf diese Weise lassen sich Remote Jobs, Digitales Nomadentum und alternatives Familienleben sehr effektiv miteinander verbinden.

Agentur Freelancer

Freelancer haben sich in erster Linie “der Freiheit wegen” für die Existenz als Freelancer entschieden. Da mutet es zuerst einmal seltsam an, wenn sich Feelancer doch wieder in die Obhut einer Vermittlungsagentur begeben. Vielen Freelancern bieten diese Agenturen aber zusätzlich zu ihrer komplett freien Tätigkeit eine gewisse Balance zwischen völliger Selbständigkeit und einem berechenbaren Angestelltenverhältnis.

Freelance Agenturen sind branchenspezifisch ausgerichtete Jobvermittler und können damit auf große Expertise in der Abwicklung von Aufträgen zurückgreifen. Dadurch entfallen für den Freelancer nicht nur die oft extrem lästige und zähe Kundenakquise, sondern auch die geschäftlichen Fallstricke bei der Zahlungsabwicklung. Einige seriöse Agenturen zahlen offene Rechnungen deutlich zügiger als so mancher Einzelkunde, da sie an den Honoraren ihrer Freelancer mitverdienen. Die Abstriche bei der freien Zeiteinteilung und Preisgestaltung werden durch wegfallende Kosten für Werbemittel wie Event-Marketing und Werbeanzeigen wieder aufgewogen.

Wer kann Freelancer werden?

Im Prinzip ist es mittlerweile möglich, in fast allen Branchen Erfahrungen als Freelancer zu machen. Außerdem sind Freelancer gern gesehene Gäste in bereits bestehenden Teams aus festangestellten Arbeitnehmern. Auftraggeber greifen vor allem zu Stoßzeiten in speziellen Projekten oder bei längerer Abwesenheit eines Angestellten (z.B. aufgrund von Elternzeit) auf Freelancer zurück. Diese lassen sich je nach Fachgebiet sehr flexibel einsetzen und bringen oft sehr viel Enthusiasmus mit.

Die regelmäßigen Top Ten-Branchen bei den Verdienstmöglichkeiten für Freelancer bilden:

  • Banken-und Finanzwirtschaft mit hohen Prämien
  • Elektroindustrie mit langer und planbarer Auftragsdauer von bis zu 18 Monaten
  • Telekommunikation mit hoher Auftragszahl
  • Versicherungen
  • IT-Spezialisten (besonders SAP)
  • Handelsbranche
  • Industrie
  • Automobilwirtschaft
  • Pharmaindustrie
  • Softwareentwicklung

Tipp: Interessant ist Freelancing vor allem für Studenten oder Berufsanfänger, die zügig viel Praxiserfahrung sammeln wollen, d.h. anders als Praktikanten fortgeschritten genug sind, selbständig ihre Skills zu kommunizieren und umgehend unter Beweis zu stellen. Auch halbtags und als zweites Standbein neben einer Festanstellung kann es sich lohnen, erste Schritte als Freelancer zu gehen. Sollte sich auf diese Weise herausstellen, dass Erfolg und Work-Life-Balance angenehmer und rascher zu erreichen sind, wenn man als Freelancer selbstbestimmt arbeiten kann, erübrigt sich langfristig sogar das Angestelltenverhältnis.

Es kommt in erster Linie nicht auf “perfektes Wissen” oder vollständige Kenntnisse auf einem bestimmten Gebiet an. Viel wichtiger ist es, das vorhandene Wissen so einzusetzen, dass man sehr schnell und flexibel neue Erfahrungen verarbeitet und in die Auftragsbearbeitung integriert. Dadurch verbessert sich nicht nur das eigene Können, sondern Flexibilität und Lernbereitschaft erfreuen besonders die Auftraggeber. Du kannst auf diese Weise geschickt und vor allem in kurzer Zeit sehr viel Expertenwissen anhäufen, welches Dich wiederum für neue Aufträge attraktiver macht.

Voraussetzung für beruflichen Erfolg als Freelancer ist natürlich, dass Du Dich dabei wohl fühlst, selbständig und ohne direkte Anweisung zu arbeiten. Sein eigener Herr zu sein, erfordert nämlich Mut zur Verantwortung, Entscheidungsfähigkeit und ein hohes Maß an Organisation.

Warum als Freelancer arbeiten?

Der offensichtlichste Vorteil des Freelancing besteht darin, seinen Arbeitsalltag selbst zu planen. Im Gegensatz zum Angestelltenverhältnis bist du nicht an ein Weisungsrecht des Auftraggebers gebunden.

Das bedeutet, für wen auch immer Du arbeitest, der Auftraggeber hat kein Recht dazu, Deine Anwesenheit an einem vorgeschriebenen Ort und eine bestimmte Arbeitsweise von Dir zu verlangen. Deine einzige Aufgabe besteht darin, Deinen Auftrag abzuliefern. Wie und wo und auf welche Art Du dies bewerkstelligst, darfst Du selbst entscheiden. Daraus ergeben sich völlig andere Möglichkeiten der Lebensgestaltung. Wie man diese Freiheiten nutzt, bleibt jedem selbst überlassen.

Freelancing oder Festagestellter?

Darüber hinaus werden Freelancer aufgrund ihrer speziellen Qualifikationen häufig höher bezahlt als Festangestellte, die denselben Job erledigen. Denn für Auftraggeber löst die Beschäftigung von Freelancern gleich mehrere Probleme. Dazu zählen Entlastung des eigenen Personals, schnelle und unbürokratische Lösungen und Einsparung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Freelancing oder Werksstudent?

Die Beschäftigung als Werkstudent hat gegenüber dem Freelancing nur dann Vorteile, wenn der Arbeitgeber mehr zahlt als bei einem Praktikum. Denn leider liegt bei vielen Unternehmen ein Missverständnis darüber vor, was ein Werkstudent eigentlich ist. Das führt oft dazu, dass sie Werkstudenten als billige Helfer und “Mädchen für alles” verstehen. Zudem wird von Arbeitgeberseite her selten Rücksicht auf den Studienalltag genommen, was wiederum zu überlappenden Arbeitszeiten an Universität und Arbeitsplatz führt. Als Freelancer hast Du diese Probleme nicht, da Du weder weisungsgebunden bist, noch für Hungerlöhne Kaffee zu kochen brauchst. Du erledigst eben nur den Job, für welchen Du den Auftrag angenommen hast.

Bei eventuellem Bafög-Bezug darfst Du einen bestimmten Freibetrag an Zuverdienst nicht überschreiten. Über diese Grenze hinaus werden Abzüge fällig.

Gibt es auch Nachteile?

Ebenso offensichtlich wie die Vorteile des Freelancing gestalten sich auch die Nachteile: Du bist nicht sozialversichert. Alle Kosten für Verdienstausfall sind selbst zu versichern.

Dazu kommt noch, dass Aufträge lange Zeit auf sich warten lassen und je nach Branche plötzlich ziemlich gehäuft auftreten. Die Kundenakquise gehört zu den unangenehmsten Seiten des Freelancing, da sie oftmals sehr zeitraubend und kostenintensiv ausfällt. Darum schwanken viele Freelancer mit wenig diversifiziertem Kundenstamm leider zwischen gähnender Leere in den Auftragsbüchern und extremer Überlastung.

Auch die Unberechenbarkeit der Aufgaben schreckt manche Interessierte letztendlich vom Freelancing ab. Den perfekten Auftrag erhält man selten. Häufig müssen zusätzlich zu bereits vorhandenen Skills während der Auftragsausführung in persönlicher Verantwortung neue Fähigkeiten erworben werden. Wer dazu nicht bereit ist, sollte lieber die Finger vom Freelancing lassen.

Die besten Freelancer Jobs

Die derzeit besten Chancen auf gute Bezahlung haben Freelancer als:

  • App-Entwickler
  • Übersetzungsdienstleister
  • Content-Ersteller/ SEO-Wissen
  • WordPress-Spezialisten (über 30 Prozent aller Webseiten weltweit basieren auf WordPress)
  • Logo-Designer
  • It-Security, Data Science-Experte
  • Service-Agent im Kundensupport

Tipp: Grundsätzlich gilt für alle Freelance-Jobs: Erfolgreich durchstarten gelingt nur unter hohem persönlichen Einsatz. Man muss überzeugt sein, über die geeigneten Qualifikationen zu verfügen und vor allem einsetzen zu können. Dies schafft man am besten dann, wenn man selbst über den Wert der eigenen Arbeit informiert ist und Aufträge bestmöglich, strukturiert und zügig erledigt. Das macht nicht nur Spaß, sondern lohnt sich wirtschaftlich. Die so gewonnene Erfahrung lässt sich bei anstehenden Aufträgen wirksam umsetzen, was Auftraggeber wiederum sehr zu schätzen wissen, weil sie wenig bis gar nichts zu erklären brauchen. Die gewonnene Zeit steigert auf diese Weise nicht nur die Work-Life-Balance, sondern den Profit sowohl bei Auftraggeber als auch Freelancer.

Was verdienen Freelancer?

Dem Magazin Wirtschaftswoche zufolge, sind die Verdienstunterschiede bei Freelancern und Selbständigen extrem. So erwirtschaftet ein selbständiger Lehrer im Bereich Kultur und Sport ein Jahreseinkommen von unter 10.000 Euro, Notare hingegen 365.000 Euro.

Bei den klassischen Freelance Berufen im IT-Bereich liegt der durchschnittliche Stundensatz ohne Umsatzsteuer bei 83 Euro. Die Webseite Freelancermap.de ermittelte folgende Übersicht:

  • Grafik, Content, Medien: 65,85 Euro
  • Ingenieurwesen: 75,02 Euro
  • Entwicklung: 75,62 Euro
  • IT-Infrastruktur: 82,49 Euro
  • Beratung & Management: 101,71 Euro
  • SAP: 105,01 Euro
  • Sonstiges: 77,66 Euro

Der durchschnittliche Stundensatz eines Freelancers bei 211 Arbeitstagen pro Jahr, also ca. 17,5 Werktagen pro Monat, sollte nicht unter 60 Euro liegen, da man sonst leicht unter die Mindestlohngrenze sinkt. Das monatliche Netto-Einkommen beläuft sich im Mittel auf rund 7000 Euro. Dieser Wert orientiert sich am Durchschnittsgehalt von angestellten Arbeitnehmern mit einem Bruttogehalt von 4508 Euro, auf welches der Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung von 880 Euro noch einmal aufgeschlagen werden sollte, um einen realistischeren Vergleich zu erzielen.

Diese Kalkulation berücksichtigt, dass Du nicht an 365 Tagen im Jahr arbeiten kannst, ab und zu krank wirst und manchmal Urlaub machen möchtest. Zudem beinhaltet sie die Kosten für Versicherungen, Mieten, Ausstattungen und Kundenakquise.

Welche sonstigen Kosten entstehen?

Dein Nettostundensatz setzt sich aus verschiedenen Kostenfaktoren zusammen, die Dich als Freelancer erwarten. Dein persönlicher Arbeitslohn liegt bei knapp 40 Euro. Das sind nicht einmal 50 % des Stundensatzes! 

Die höchsten Kostenfaktoren für Freelancer entstehen bei den betrieblichen Aufwendungen. Es kann schnell vorkommen, dass diese monatlich über 1000 Euro betragen. Dazu zählen:

  • Versicherungen
  • Miete
  • Strom-und Heizkosten
  • Reisekosten
  • Internetanschluss
  • Beratung
  • Weiterbildung
  • Werbung/ Kundenakquise

Diese Aufwendungen müssen bei der Kalkulation eines angemessenen Stundensatzes unbedingt berücksichtigt werden, sollen die Kosten nicht die Einnahmen übersteigen.

Welche Steuern und Abgaben fallen für Freelancer an?

Ab einem Jahreseinkommen von 9000 Euro ist man einkommenssteuerpflichtig. Die Einkommenssteuer muss auf Deine gesamten Einkünfte gezahlt werden. Die Höhe der Einkommenssteuer ist sehr von Deinen Lebensumständen abhängig. Je nach Familienstand fällt die Berechnung nämlich sehr unterschiedlich aus. Ehepartner und Kinder führen zu einer deutlichen Entlastung bei der Einkommenssteuer.

Was ist mit der Umsatzsteuer?

Auf Deinen Stundenlohn bzw. Deine Leistung entfallen 19 % Umsatzsteuer, häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Ausnahmen sind hierbei Bücher, Lebensmittel, Kunst und Hotelgewerbe. Dort gilt der ermäßigte Satz von 7 %.

Der Vorteil bei der Umsatzsteuer ist jedoch, dass sie nicht nur entrichtet, sondern auch beim Finanzamt für Deine eigenen Ausgaben zurückgefordert werden kann. Das bedeutet gerade für Existenzgründer eine deutlich geringere Belastung bei Neuanschaffungen wie Computern, Büroausstattung und anderen Investitionen.

Bei der Vorauszahlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt kommt es oftmals vor, dass Du für Rechnungen, die von den Kunden noch gar nicht beglichen wurden, trotzdem bereits Steuern zu zahlen hast. In diesem Fall ist es möglich, beim Finanzamt die sogenannte “Ist-Besteuerung” (im Gegensatz zur üblichen “Soll-Besteuerung”) zu beantragen, d.h. Du zahlst erst, wenn Dein Kunde Dich bezahlt hat. Diese Möglichkeit gilt nur bei Nettoumsätzen unter 500.000 Euro.

Eine hervorragende Beispielrechnung zur Berechnung des Stundenlohns liefert der S&P Unternehmensberater und Gründercoach Lambert Schuster

Welche sonstigen Abgaben fallen an?

Krankenversicherung ist in Deutschland eine Pflichtversicherung. Wer nicht festangestellt ist, muss sich privat versichern. Das ist bei diversen Anbietern möglich. Es besteht aber auch der Weg der freiwilligen Pflichtversicherung bei den gesetzlichen Krankenkassen. Sozialversicherungsbeiträge wie Rentenvorsorge oder Pflegeversicherung sind für Freelancer hingegen freiwillig.

Wie als Freelancer starten?

Freelancer werden hat immer noch einen Hauch von Abenteuer. Trotzdem ist es wichtig, organisiert und gut strukturiert in dieses Abenteuer aufzubrechen. Wer sich also dazu entschließt, selbständig durchzustarten, der benötigt als ersten Schritt ein wenig “Soulsearching” – will heißen: Selbstreflexion. Was bedeutet das in diesem Kontext?

Bevor Du Dich also ins Business stürzt, musst Du Dir unbedingt im Klaren darüber sein:

  • Was kann ich?
  • Was will ich?
  • Wie kann ich erreichen, was ich will?

Daraus ergibt sich dann die Definition Deiner Tätigkeit. Willst Du mehr, solltest Du nicht davor zurückschrecken, sehr viel Zeit in den Erwerb von Expertenwissen und Spezialisierung zu investieren. Diese Investition kann sich durchaus lohnen, nicht nur finanziell. Auch die zeitliche Belastung nimmt ab, wenn man für kürzere Arbeitszeiten besser bezahlt wird.

Muss ich ein Gewerbe anmelden?

Jeder Mensch, der sich in Deutschland dafür entscheidet, gewerblich tätig zu werden, muss ein Gewerbe anmelden. Die Ausnahme hiervon bilden die weiter oben aufgeführten sogenannten “Freien Berufe”. Darunter können auch Arbeitsvermittler, IT-Berater, Coaches, Buchprüfer oder Content-Ersteller fallen. Es lohnt sich also, im Voraus Informationen über Deine Tätigkeit einzuholen, um möglicherweise eine Gewerbeanmeldung zu vermeiden. Falls Du Dir unsicher bist, hilft Dir das Finanzamt bereitwillig weiter.

Gewerbliche Aktivität liegt vor bei:

  • Eigenverantwortlichem Handeln (Selbständigkeit)
  • Ausrichtung auf dauerhafte Gewinnerzielung
  • Handel und Warenverkehr

Benötige ich eine Steuernummer?

Jeder, der sich selbständig macht, braucht eine Steuernummer. Diese kann ganz formlos per Brief oder telefonisch beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Auf was muss ich achten?

Zusammengefasst lässt sich somit feststellen, dass Freelancer eigenverantwortlich, selbständig und antizipierend mit beruflichen Herausforderungen umgehen können müssen. Ein wenig Risikofreude und Abenteuergeist dürfen ebenfalls nicht fehlen. Andernfalls kann das Leben ohne Arbeitslosen- und Rentenversicherung und mit ständiger Unsicherheit schnell zu einer großen Belastung werden.

Freelancer ohne Erfahrung oder Ausbildung werden

Wie bereits erwähnt, ist es durchaus möglich, ohne besondere Berufserfahrung und Ausbildung attraktive Angebote als Freelancer zu erhalten, wenn Deine Expertise stimmt. Wissen und Fähigkeiten lassen sich manchmal viel besser als Autodidakt erwerben als in Hörsälen und Berufsschulen. 

Kundenakquise

Es ist wirklich entscheidend, was Du willst. Dieses Mind-Set als Deine Arbeitshaltung einzunehmen, ebnet Dir den Weg zum Erfolg als Freelancer und wirkt sich sehr positiv auf die Kundenakquise aus. Denn auch Deine Kunden spüren, wenn Du von Dir und Deinen Fähigkeiten überzeugt bist und Kompetenz ausstrahlst. Aus der ansonsten sehr ungeliebten Kundenakquise kann sich mit der richtigen Einstellung ein lukratives Geschäft entwickeln. 

Hilfreich bei der Kundengewinnung sind Freelancing Portale wie Freelance Gongfu. Je nach Tätigkeitsbereich triffst Du auf sehr viele unterschiedliche Portale, die Deine Skills gezielt an Auftraggeber vermitteln.

Folgende Freelance Portale gibt es:

Zeiterfassung

Um nicht gänzlich in Arbeit zu versinken, empfiehlt sich die Nutzung von Zeitmanagement- und Zeiterfassungs-Apps und Tools. Sie helfen dabei, Zeitfresser zu erkennen und aus Deinem Arbeitsalltag zu eliminieren, die Agenda immer Up-to-date zu halten und Termine effizient zu organisieren. AccountSight, Hubstaff, Ronin und Tick sind hierbei die bekanntesten und nicht nur bei Freelancern sehr beliebt.

Wo finde ich als Auftraggeber Freelancer?

Bevor man einen Freelancer beschäftigen kann, muss man erst einmal nach dem passenden Experten Ausschau halten. Wenn man sicher ist, auf welchem Gebiet genau dieser Freelancer eingesetzt werden soll, geht es an den nächsten Schritt: Einen Freelancer suchen. Da kann es sich lohnen, sehr zielgerichtet nach dem Freelancer mit den gewünschten Skills zu forschen. Je besser die Fähigkeiten des Freelancer auf die Erwartungen des Auftraggebers abgestimmt sind, desto effizienter und zügiger lässt sich ein Projekt bearbeiten.

Grundsätzlich haben sich zwei sehr unterschiedliche Methoden bei der Suche nach dem geeigneten Freelancer bewährt: 

Lasse Dir den passenden Freelancer empfehlen.

Diese Option funktioniert natürlich nur optimal, wenn derjenige, der empfiehlt, bereits Erfahrungen bei ähnlichen Aufträgen mit dem empfohlenen Freelancer gemacht hat. Außerdem kann es hilfreich sein, Freelancer, die schon einmal von Dir beauftragt wurden, nach Kollegen mit den von Dir benötigten Skills zu befragen. In jedem Fall wird Dir bei dieser Methode nur jemand vermittelt, der wirklich zu Dir und Deinem Projekt passt, da Deine Anforderungen und Deine Arbeitsweise bei den Befragten bekannt sind. Wenn die Suche bis hierhin erfolglos geblieben ist, kommt Suchoption 2 ins Spiel.

Beauftrage eine Agentur oder schalte selbst Anzeigen.

Freelancer suchen ist leider nicht immer gleichbedeutend mit Freelancer finden. Darum haben sich Agenturen auf unterschiedlichste Fachgebiete spezialisiert und können häufig sehr kundenspezifisch Freelancer an Auftraggeber vermitteln. Dabei kommt es vor allem darauf an, dass der Auftraggeber ein Suchprofil erstellt, mit dessen Hilfe sich leicht feststellen lässt, zu welchem Zweck er den Freelancer beschäftigen möchte. Dieses Suchprofil setzt sich aus drei Fragen zusammen:

  • Worum geht es bei dem Projekt?
  • Welche Aufgabe soll der Freelancer erfüllen?
  • Über welche Skills soll der Freelancer konkret verfügen?

Warum sollten Unternehmen mit Freelancern zusammenarbeiten?

Für Auftraggeber hat die Zusammenarbeit mit Freelancern enorme Vorteile.

Der bei weitem am häufigsten genannte Grund ist das geringe finanzielle Risiko. Denn sobald der Freelancer seinen Auftrag erfüllt hat, endet auch seine Bezahlung. Freelancer können sehr flexibel eingesetzt werden, ganz nach Bedarf des Unternehmens. Bekannt sind Beispiele aus dem IT-Bereich, wo es oft zu regelrechten Arbeitsclustern kommt, die nur durch die zeitweise Beauftragung von hochkarätigen Experten zu bewältigen sind. Beruhigt sich jedoch anschließend die Problemlage, ist der Einsatz dieser Experten nicht mehr nötig. Als Freelancer werden sie ausschließlich für solche Speziallösungen beauftragt und können ihre Fähigkeiten an anderer Stelle unter Beweis stellen.

Freelancer sind selbständige Unternehmer, was dazu führt, dass sie viel ökonomischer und engagierter bei der Sache sind als Angestellte. Probleme werden schneller und effektiver gelöst. Das spart sowohl Auftraggeber als auch Freelancer viel Zeit und Ärger. Außerdem fallen keine Sozialversicherungsabgaben oder Ausgaben für Arbeitsplatzausstattung an.

Dadurch entstehen für den Auftraggeber nicht nur weniger Kosten, sondern auch Verwaltungsaufwand und Rekrutierungsdauer werden erheblich verkürzt. Weil Freelancer (je nach Vertrag) nur bei erfolgreicher Auftragsabwicklung bezahlt werden, bewirbt sich niemand für Projekte, die er nicht in Top-Qualität abliefern kann.

Sinnvolle Bewerbungsfragen an den Freelancer

Die fachliche Seite des Bewerbungsgesprächs wirst Du am besten bewältigen, wenn Du entweder selbst Fachmann auf dem Gebiet bist oder mit einem Teammitglied, das sich mit der Materie auskennt, zusammen das Bewerbungsgespräch durchführst. Sind das Ziel des Projekts und der Aufgabenbereich des Freelancers klar definiert, stellt sich nach einigen themenbezogenen Fragen schnell heraus, ob der Bewerber in Frage kommt.

Die sogenannten Soft Skills sind leider etwas schwieriger zu beurteilen. Hier einige Tipps, die Aufschluss über die Teamfähigkeit des Freelancers geben können:

  • Erkundige Dich danach, wie oft und mit wie vielen Teams der Bewerber bereits zusammengearbeitet hat. 
  • Wurden die Projekte im geforderten Zeitraum erfolgreich abgeschlossen? (Oftmals führen zwischenmenschliche Konflikte zu verspäteten Abgabeterminen.)
  • Wie stellt sich der Freelancer seinen Arbeitsalltag vor? Bietet er beispielsweise von sich aus Ideen zur zeitlichen oder organisatorischen Gestaltung der Auftragsabwicklung an?

Wie sieht der Vertrag mit einem Freelancer aus?

Zuerst muss die Frage nach der Art des Vertrages geklärt werden. Soll der Freelancer für den Erfolg einer erbrachten Leistung haftbar gemacht werden, weil diese ausdrücklich Gegenstand des Auftrags ist – ein Beispiel wäre hier die Programmierung von Software für ein bestimmtes Unternehmen – bietet sich in diesem Fall der Werkvertrag an. 

Der Dienstvertrag wird dann vereinbart, wenn der Freelancer zwar für eine im Voraus vereinbarte Dienstleistung verpflichtet wird, für deren Erfolg jedoch nicht haften soll bzw. kann. (z.B. Beratung)

Hat ein Freelancer Anspruch auf bezahlten Urlaub?

Nein. Freelancer agieren als freie Unternehmer und haben keinen Anspruch auf Urlaubstage. Die einzige Ausnahme hiervon bilden sogenannte Solo-Selbständige, die von ihrem Auftraggeber wirtschaftlich abhängig sind, aber die Grenze zur Scheinselbständigkeit noch nicht überschritten haben. Meistens handelt es sich bei diesen Freelancern um Musiklehrer, die von Musikschulen als Honorarkräfte beschäftigt werden, Schauspieler oder VHS-Dozenten.

Haftungsausschluss, wer haftet für eventuelle Mängel?

Wenn vertraglich nicht anders vereinbart, haftet der Freelancer in vollem Umfang bei:

  • Fahrlässigkeit
  • Nichteinhaltung von Terminen und Fristen
  • Geheimnisverrat
  • Verstöße gegen Datenschutz

Für den Freelancer ist es jedoch möglich, bei Vertragsabschluss darauf zu bestehen, die Haftung zu begrenzen, indem man den Umfang der Haftung limitiert oder Fahrlässigkeit komplett ausklammert.

Wie werden Freelancer abgerechnet und bezahlt?

Je nach Art der Leistung können mit dem Freelancer Stundenhonorare, Pauschalbeträge oder auch Festbeträge pro erbrachter Leistung bzw. Zwischenstand vereinbart werden. In der Regel bestimmt dies der Freelancer selbst, allerdings für gewöhnlich in Abstimmung mit seinem Auftraggeber.

Was muss auf die Rechnung?

Der Freelancer stellt die Rechnungen für seine erbrachten Leistungen, eventuelle Materialkosten oder andere Vorleistungen selbst aus. Das Portal Rechnungsvorlage.de bietet Mustervorlagen für Freelancer an.

Auf die Rechnung gehören unbedingt folgende Punkte:

  • Name und Anschrift des Freelancers
  • Name und Anschrift des Auftraggebers
  • Steuernummer, bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Detaillierte Liste der erbrachten Leistungen
  • Zeitpunkt der Auftragserfüllung
  • Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer, Höhe der Steuern, Steuersatz und Endbetrag (Brutto)
  • Bankdaten oder Informationen zu anderen bargeldlosen Optionen wie PayPal usw.
  • Zahlungsbedingungen und Zahlungsfristen

Kündigungsfrist bei Freelancern

Da Freelancer von ihren Honoraren leben, sollte man sich als Auftraggeber überlegen, wozu man diesen beauftragen möchte. Ist man sich nicht sicher, sich den Freelancer überhaupt leisten zu können, wäre es ratsam, dies mit dem potentiellen Auftragnehmer zu besprechen. Es gibt ja die Möglichkeit, Verträge so auszugestalten, dass man einen großen Auftrag in mehrere Aufträge stückelt und dadurch überschaubare Summen zustande kommen. Denn wer erst einmal einen Vertrag mit einem Freelancer eingegangen ist, muss sich auch an den Vertrag halten.

Sollte eine weitere Zusammenarbeit ausgeschlossen sein, sind Kündigungsfristen von 2-4 Wochen angebracht, damit sich der Freelancer nach neuen Aufträgen umsehen kann und nicht gänzlich ohne Lohn dasteht. Außerdem gibt es die Möglichkeit, eine kurze Probezeit von einer Woche in den Vertrag aufzunehmen, um das Miteinander auszutesten. Bei 1-2 Wochen Probezeit genügt dann eine Kündigungsfrist von einer Woche.

Absage an einen Freelancer formulieren

Ist das Kind erst einmal in den Brunnen gefallen und lässt sich keine weitere Zusammenarbeit mehr bewerkstelligen, sollte man dem Freelancer möglichst bald eine Absage erteilen. Dadurch weiß dieser, dass er zügig nach anderen Aufträgen Ausschau halten muss und kann die neue Situation in seinen Lebensalltag einplanen. Wichtig ist, in jedem Fall höflich und ehrlich zu sein und nicht davor zurückzuschrecken, offen mit der Absage umzugehen. Laut einer Umfrage von Karrierebibel.de gehören unbeantwortete Bewerbungsschreiben und unbegründete Absagen zu den nervigsten Momenten bei Bewerbungsverfahren.

Geschenke an Freelancer

Freelancer freuen sich natürlich genauso wie Arbeitnehmer über Geschenke ihres Auftraggebers. Als Betriebsausgabe kann der Auftraggeber diese allerdings nur in einer Höhe von 35 Euro ausweisen.

Gutscheine für Rechnungssoftware, gezielte Weiterbildungskurse und branchenspezifische E-Books sind gelungene Geschenke. Manchmal tut’s aber auch ein Bonus als Ausdruck der Wertschätzung – vielleicht weniger originell, dafür aber sehr effektiv und gern gesehen!

Welche Versicherungen sind für Freelancer sinnvoll?

Abhängig davon, welche Tätigkeit Du als Freelancer ausübst, kommen verschiedene Versicherungen in Betracht.

  • Wer beispielsweise beruflich auf ein Auto angewiesen ist, wird dies dementsprechend hoch und in Vollkasko versichern wollen. Ähnliches gilt für Maschinen, IT-Zubehör, Instrumente oder andere wertvolle Gegenstände, die für die Arbeit als Freelancer auf dem jeweiligen Fachgebiet dringend benötigt werden.
  • Vielen Softwareentwicklern, die in oder für Unternehmen Verträge abwickeln, wird empfohlen, sich um eine Berufshaftpflichtversicherung zu bemühen, die für eventuelle Schäden bei der Auftragsbearbeitung im Unternehmen haften kann.
  • Ebenso wird Freelancern häufig zu Rechtschutzversicherungen geraten, für den Fall, dass sich ein Auftraggeber hartnäckig unzufrieden mit der Bearbeitung eines Auftrags zeigt. 

Eine Arbeitsunfähigkeitsversicherung kann sinnvoll sein, je nach Risiko des Verdienstausfalls und der Art der Tätigkeit. 

Haben Freelancer Anspruch auf Arbeitslosengeld

Hier muss unterscheiden werden zwischen Arbeitslosengeld I und II. Arbeitslosengeld I erhalten Angestellte, die kurzfristig von Arbeitslosigkeit betroffen sind. Als Freelancer ist das nicht der Fall. Allerdings existiert die Möglichkeit, nach Sozialgesetzbuch § 28a einen Antrag auf freiwillige Arbeitslosenversicherung zu stellen. Folgende Voraussetzungen sind hierfür zu erfüllen:

  • Es bestand in den vergangenen zwei Jahren vor der Antragstellung für wenigstens 12 Monate bereits eine Versicherungspflicht durch ein Angestelltenverhältnis.
  • Bezug von Arbeitslosengeld
  • Selbständige Tätigkeit wird 15 Stunden oder länger pro Woche ausgeübt.

Um im Falle von Arbeitslosigkeit jedoch tatsächlich Anspruch auf Leistungen zu haben, muss der Antragsteller regelmäßig in die Arbeitslosenversicherung eingezahlt haben. D.h. in der Regel in den letzten 2 Jahren für mindestens 12 Monate. 

Viele Freelancer erfüllen diese Kriterien nicht und versuchen durch Rücklagen für maue Auftragslagen vorzusorgen. Eine andere Möglichkeit, sich gegen Krisen zu wappnen besteht darin, mehrgleisig zu fahren, sich also nicht zu sehr auf eine Spezialisierung zu konzentrieren, sondern immer flexibel mit der aktuellen Situation umzugehen. Auch wenn es anstrengend klingt, Krisen bergen Chancen!

Arbeitslosengeld II ist eher bekannt unter dem Namen Hartz IV. Diese Leistung kann von jedem beantragt werden, der entweder gar nichts oder nicht genug verdient, um davon leben zu können. Freibeträge wie PKW oder Wohneigentum spielen bei der Berechnung keine Rolle, so lange sie vom zuständigen Jobcenter als angemessen erachtet werden.

Krankenversicherung

Krankenversicherung ist Pflichtversicherung. Auch hier besteht für Freelancer die Möglichkeit, einen Antrag auf freiwillige Pflichtversicherung zu stellen. Der monatliche Betrag wird dann aufgrund der Beitragsbemessungsgrenze berechnet. Diese liegt bei 4687,50 Euro Monatseinkommen. Liegt Dein Einkommen höher, werden dennoch nicht mehr als die üblichen 14,5 Prozent dieser Beitragsbemessungsgrenze an Zahlungen für die gesetzliche Krankenversicherung fällig. Allerdings gibt es auch einen Mindestbetrag von 1061,67 Euro, auf dessen Grundlage ein minimaler Beitrag errechnet wird. Selbst wenn Du also gar nichts verdienen würdest, müsstest Du immer noch 148,63 Euro an Krankenversicherungsbeiträgen aufbringen.

Private Krankenversicherungen lassen sich hingegen individueller in ihrer Gestaltung anpassen, sodass tatsächlich auch nur Prämien für Leistungen entrichtet werden müssen, die wirklich den Vorstellungen und Bedürfnissen des Freelancers entsprechen. Anders als bei der gesetzlichen Krankenversicherungen erhält der Freelancer bei der privaten Krankenversicherung sogar eine lebenslange Garantie auf alle Leistungen, für die er sich bei Vertragsabschluss entschieden hat. Während also der Gesetzgeber jederzeit Leistungen aus dem Programm der gesetzlichen Krankenkassen streichen kann, darf dies eine privater Krankenversicherer nicht.

Da die Rückkehr aus der privaten in die gesetzliche Krankenversicherung sehr schwierig und bei älteren Freelancern ab 55 überhaupt nicht mehr möglich ist, solltest Du Dir jedoch in Ruhe überlegen, welche Art der Krankenversicherung für Dich persönlich in Frage kommt.

Für einen detaillierten Überblick bietet das Portal FürGründer.de einige wertvolle Informationen zum Thema.

Rentenversicherung

Bislang existiert in Deutschland keine Rentenversicherungspflicht für Freelancer. Zwar drängen Teile der Politik dazu, auch für Selbständige eine Versicherungspflicht für die Altersvorsorge einzuführen. Doch bis zu diesem Zeitpunkt besteht keine Einigkeit unter den Politikern.

Für Freelancer kommen deswegen derzeit noch viele verschiedene Optionen in Betracht, für ihren Ruhestand die geeignete Form der Vorsorge zu wählen:

  • Die beliebteste private Vorsorge bei Selbständigen sind Wertpapiere. Die meisten werden in ETFs investieren, viele erhöhen ihre Renditechancen jedoch auch durch eigenständiges Trading über Online-Broker oder mithilfe von Kryptowährungsbörsen. In den relativ spekulativen Bereich der Geldanlage fallen auch Investments in Rohstoffe oder Edelmetalle an Terminbörsen.
  • Lebensversicherungen sind dagegen wegen der schlechten Zinsentwicklung weit weniger gefragt als früher.
  • Trotz der bereits hohen Preise am Immobilienmarkt, setzen Freelancer vermehrt auf Investitionen in Immobilienfonds oder den direkten Kauf von Mietwohnungen und Baugrundstücken als Wertanlage.
  • Die private Rentenversicherung ist laut Freelancermap.de für 50 % der Befragten ein zweites Standbein bei der Altersvorsorge. Der Vorteil hierbei besteht darin, dass während der Ansparphase Beiträge von bis zu 1200 Euro monatlich als Sonderausgaben von der Steuer abgesetzt werden können.

57 % der Freelancer haben sich laut Freelancermap.de freiwillig in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert. Die Höhe der Beiträge ist hier vom Einkommen abhängig und beträgt 18,6 % des monatlichen Einkommens. Der Mindestbetrag liegt bei 83,70 Euro, maximal werden 1283,40 Euro pro Monat fällig.

Vorteile bietet dieses System vor allem für Freelancerinnen, die während der Elternzeit kaum Einkommen erzielen. Die Elternzeit lässt sich später auf die Rente anrechnen. Nachteilig wirkt sich die Besteuerung der Rente aus, vor allem dann, wenn man freiwillig zusätzliche Beiträge entrichtet hat, um ein höheres Rentenniveau zu erreichen.

Die gesetzliche Rentenversicherung bietet auf ihrer Internetseite Beispielrechnungen für die Rentenbesteuerung an.

Kostenlose Geschäftskonten für Freelancer

Hier findest Du eine Übersicht kostenloser Geschäftskonten.

Freelancer Tipps

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Ein Projekt oder ein Abschnitt wurde erfolgreich abgeschlossen, die Rechnung ist verschickt – doch der Kunde zahlt nicht. Mit diesem Problem sieht sich jeder Freelancer eines Tages konfrontiert. Ärgerlich ist es immer, doch sollten unbezahlte Rechnungen nicht dazu führen, dass der Freelancer persönlich in finanzielle Schieflage gerät. Es gibt einige Dinge, auf die Du selbst achten kannst, damit der Zahlungsverzug Dich nicht aus der Bahn wirft.

  • Eindeutige Deadline für die Zahlung auf der Rechnung vermerken: Auch wenn sich Auftraggeber nicht immer davon beeindrucken lassen. Es ist eine klare Aufforderung, die Du auch bei späteren Mahnungen berücksichtigen kannst.
  • Rechnungen digital verschicken: Manchmal gehen Rechnungen auf dem Postweg tatsächlich verloren, werden übersehen und landen mitunter sogar zwischen Wurfsendungen im Müll.
  • Anzahlungen und Abschlagszahlungen vereinbaren: So erzielst Du laufende Einnahmen, was dazu beiträgt, dass unbezahlte Rechnungen nicht zu Liquiditätsengpässen führen.
  • Recherche: Eine schlechte Zahlungsmoral spricht sich schnell herum. In vielen Fällen bist Du nicht der einzige, der für seine erbrachten Leistungen auf den Kosten sitzen gelassen wird. Höre Dich ein wenig um und finde heraus, wem es ebenso ergangen ist.

Wie kommuniziere ich mit dem Auftraggeber im Falle eines Zahlungsverzugs?

Der häufigste Grund für unbezahlte Rechnungen ist tatsächlich der verlorene Brief. Außerdem kommt es immer mal wieder vor, dass derjenige, der in einem Unternehmen für die Begleichung von Rechnungen zuständig ist, entweder krank im Bett liegt oder gerade seinen verdienten Urlaub genießt. 

Daher solltest Du bei Deiner ersten Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber keinesfalls zu forsch oder gar erbost auftreten, sondern freundlich nachfragen, ob Deine Rechnung eingegangen ist und alles zur Zufriedenheit verlaufen ist. Meistens ist das ausreichend.

Liegen jedoch schwerwiegendere Gründe vor, wird es ein wenig ungemütlicher. Ist der Auftraggeber nicht zufrieden mit Deiner Arbeit oder hält er die Rechnung für unangemessen, solltest Du das Gespräch suchen und Möglichkeiten finden, diese Unzufriedenheit zu beheben

Kann der Kunde einfach nicht zahlen, eignet sich im Notfall eine Art Tauschgeschäft. Bietet der Auftraggeber z.B. Dienstleistungen oder Waren an, die Du benötigst, ließe sich über eine derartige Kompensation verhandeln.

Andernfalls werden Maßnahmen nötig, den Zahlungsverzug anzumahnen. Folgende Schritte gilt es zu beachten:

  • Schriftliche Zahlungserinnerung
  • Mahnung (Stufen 1-3)
  • Anwalt oder Inkassounternehmen beauftragen

Kundenkommunikation

Damit es erst gar nicht so weit kommt, wird Freelancern dazu geraten, während des gesamten Projektes mit ihren Kunden in ständigem Kontakt zu bleiben. Auf diese Weise ist der Auftraggeber immer auf dem neuesten Stand (und kann sich daher nicht damit herausreden, er habe gar nichts von Deiner “teuren” Arbeitsweise gewusst und sie erst recht nicht gewollt). Darüber hinaus ist es auch für Dich angenehmer, in dem Wissen zu arbeiten, dass Du wirklich das erreichst, was Dein Kunde wünscht.

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